個人事業者の電子取引データ保存

これで解決!個人事業者の電子取引データ保存


令和6年1月1日以後にはじまった電子取引データの保存の実施について解説します。不安があれば、この機会に入会をご検討ください。


令和6年1月1日以後におこなう電子取引は、定められた条件を満たして、データ(電磁的記録)を保存します。これは法人・個人を問わず、税法で帳簿・書類の保存が求められる、すべての事業者がおこなわなければなりません。

電子取引とはどんなもの?

電子取引とは、スマートフォンやパソコンのメール・ホームページ・アプリケーションなどを使って、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する取引情報をデータでやりとりするものをいいます。個人事業者では、次のようなものが考えられます。
《個人事業者がおこなう電子取引の例》
◆ クレジットカードやキャッシュレス決済の取引情報
◆ オンラインショッピング(ECサイト)をつかった仕入れや経費の支払いに関する取引情報(ホームページ以外にスマートフォンアプリを使う場合も含まれます)
◆ インターネットバンキングの入金や出金などの取引情報
◆ 相手先とメールでやりとりする見積り・受注・発注・請求・領収などの取引情報(メールの添付ファイルも含まれます)
◆ アプリケーション(業務プラットフォームなど)を使って配送や設計などの業務を請け負う取引情報

紙に印刷して保存するだけではダメになりました

令和5年12月31日までにおこなった電子取引は、データを紙に印刷して保存すれば、データ自体を保存しなくてもよかったのですが、この規定は廃止されました。令和6年1月1日以後におこなう電子取引は、定められた要件を満たして、データを保存します。

紙の書類があるなら、それだけを保存すればいいの?

取引情報をデータでやりとりする以外に、納品書・請求書など紙の書類がやりとりされる場合があります。情報の内容が同じであれば紙の書類を正本として、紙の書類だけを保存すれば問題ありませんが、次の図のようにデータと紙の書類の内容が異なるときは、保存が必要なものが異なります。

《紙の書類だけで取引内容の全体がわかるとき(データだけではわからないとき)》
→ 紙の書類を正本として、紙の書類だけを保存しても問題ありません。
《データだけで取引内容の全体がわかるとき(紙の書類だけではわからないとき)》
→ データだけを保存すれば問題ありません。

どんなデータを保存すればいいの?

税務調査などでデータの提示・提出が求められたときにデータを用意できれば問題ありません。スマートフォンやパソコンの本体、USBメモリなどの外部記憶媒体に保存されているデータ以外に、取引相手のシステム(たとえばECサイト)からデータをすぐにダウンロードできるのであれば、保存しているものとして扱われます。データの形式は、すぐに内容が確認できるものであれば、pdfファイルなどの文書データやjpegファイルなどの画像データで問題ありません。

保存の要件は3つあります

どのように保存するかについて、3つの要件が定められています。

《A 改ざん防止のための措置をとる》
保存するデータの内容が変更されたり、削除されたりしないことを確保するため、改ざん防止のための措置をとります。国税庁は内容として、タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータの授受と保存をする、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守るなどの具体例をあげています。そのなかで最も簡単なものが改ざん防止のための事務処理規程を定めて守るという方法です。国税庁が電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定(個人事業者の例)を公表していますので、ダウンロードして日付などを修正し、印刷して備え付けておきます。

■国税庁ホームページ
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定(個人事業者の例)」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_e.docx


《B 日付・金額・取引先で検索できるようにする》
保存するデータを、取引のあった日付、取引の相手先名、取引金額で検索できるようにします。次のいずれかの方法で対応できます。
① 表計算ソフト等で索引簿を作る
ファイル名は番号にして、各番号の取引日付、取引先名、取引金額を記録したファイルを用意します。国税庁が表計算ソフトのエクセルで索引簿の作成例を公表しています。

■国税庁ホームページ 「索引簿の作成例」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/excel/0021006-031_c.xlsx

② 規則的なファイル名を付ける
保存するファイルに次のように日付、相手先、金額の3つをつけた名前をつけて、取引年月や相手先名などの任意のフォルダに格納して保存します。
ファイル名の例)  20240101_青色商店_10000.pdf
ファイル名の意味) 2024年1月1日に青色商店と1万円の取引


《C ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける》
税務署員などが調査にきたときにデータを確認できるように、ディスプレイ・プリンタなどを備え付けることが求められます。コンビニエンスストアにある有料プリンタなどですみやかに印刷できるのであれば、プリンタを備え付けているとして扱われます。

具体的な保存方法は4パターンあります

保存方法は、大きくわけて次の4つがあります。どの方法でおこなうかは、売上高や対応できない要件があるかなどをもとに、ご自身で判断してください。

《すべての事業者(原則の方法)》
先の3つの要件(A 改ざん防止のための措置をとる、B 日付・金額・取引先で検索できるようにする、C ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける)を満たして、電子データを保存します。印刷した書面を保存する必要はありません。

《2年前の売上高が5,000万円以下の事業者》
その年の2年前の売上高が5,000万円以下の事業者であれば、その年の電子取引のデータ保存は、2つの要件(A 改ざん防止のための措置をとる、C ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける)を満たして、データを保存します。この場合、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしていることが必要です。

《書面に印刷して整理することができる事業者》
データを書面に印刷して整理して保存のうえ、2つの要件(A 改ざん防止のための措置をとる、C ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける)を満たして、データも保存します。この場合、税務調査等の際にデータのダウンロードと印刷した書面の提示・提出のそれぞれの求めに応じることができるようにしていることが必要です。
※ 「データを書面に印刷して整理して保存」とは、取引先と書面でやり取りした場合と同じように、データの内容が正確に読み取れる状態で印刷した書面を、日付順・取引先ごとに区分して整理し、保存することをいいます。

《要件を満たせないことに相当の理由があると税務署長が認める事業者》
要件を満たせないことに相当の理由があると税務署長が認める事業者は、データを書面に印刷して保存のうえ、データも保存します。この場合、税務調査等の際にデータのダウンロードと印刷した書面の提示・提出のそれぞれの求めに応じることができるようにしていることが必要です。
※ この方法は税務署への事前申請などは必要ありません。たとえばデータそのものの保存はできるけれども保存の要件を満たすシステム等の整備が間に合わないなど、要件にしたがって保存するための環境が整っていない「相当な理由」がある場合に認められます。

以上を図にしたものが、国税庁から公表されています。

もっとくわしく知りたいときは

電子取引のデータ保存について、詳しくは国税庁ホームページの電子帳簿等保存制度特設サイトの電子取引をご覧ください。

■国税庁ホームページ「電子帳簿等保存制度特設サイトの電子取引」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm